Rủi ro ngôn ngữ khi doanh nghiệp nhỏ ký hợp đồng ngoại
Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh Việt Nam mua nguyên liệu, nhập hàng hoặc xuất khẩu sản phẩm sang nước ngoài. Cùng với cơ hội là những rủi ro mới, trong đó rủi ro ngôn ngữ trong hợp đồng thường bị đánh giá thấp. Một điều khoản hiểu sai có thể khiến doanh nghiệp mất tiền cọc, chịu phạt hoặc không đòi được bồi thường khi hàng lỗi. Bài viết này điểm qua những lưu ý cần thiết.
Hợp đồng song ngữ và ngôn ngữ ưu tiên
Khi làm việc với đối tác nước ngoài, hợp đồng thường được lập bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Anh – Việt. Điều khoản quan trọng nhất mà nhiều người bỏ qua là điều khoản về ngôn ngữ ưu tiên: khi bản tiếng Anh và bản tiếng Việt có nội dung khác nhau, bản nào có giá trị cuối cùng?
Nếu bản tiếng Anh được ưu tiên mà doanh nghiệp chỉ đọc bản tiếng Việt, rủi ro là rất lớn. Hãy đảm bảo người đại diện ký hợp đồng hiểu rõ bản có giá trị pháp lý cao hơn.
Dùng dịch máy để đọc hợp đồng: được và không được
Với doanh nghiệp nhỏ chưa có bộ phận pháp chế, việc dùng google dịch để đọc nhanh bản dự thảo hợp đồng là điều dễ hiểu. Bản dịch máy giúp bạn nắm được cấu trúc hợp đồng, các nghĩa vụ chính, mốc thời gian và con số quan trọng, từ đó biết cần hỏi lại đối tác những gì.
Tuy vậy, ngôn ngữ pháp lý có nhiều từ mang nghĩa rất hẹp, khác với nghĩa thông thường. Những từ như “shall”, “may”, “indemnify”, “warranty”, “force majeure” chỉ cần hiểu lệch một chút là cả điều khoản thay đổi ý nghĩa. Bài viết về dịch hợp đồng bằng Google Dịch phân tích khá kỹ mức độ tin cậy của dịch máy với văn bản hợp đồng và những điểm cần kiểm tra lại.
Nguyên tắc an toàn: dùng dịch máy để hiểu, nhưng không dùng bản dịch máy để ký, để đối chiếu khi tranh chấp hay để làm hồ sơ nộp cơ quan nhà nước.
Những điều khoản cần đọc thật kỹ
Dù hợp đồng dài hay ngắn, hãy đặc biệt chú ý các điều khoản sau:
- Thanh toán: số tiền, đồng tiền thanh toán, thời hạn, phương thức, ai chịu phí ngân hàng.
- Giao hàng: điều kiện giao hàng theo Incoterms, thời gian, địa điểm, ai chịu rủi ro trong quá trình vận chuyển.
- Chất lượng và kiểm tra: tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn khiếu nại khi phát hiện hàng lỗi.
- Phạt vi phạm và bồi thường: mức phạt, giới hạn trách nhiệm.
- Bất khả kháng: những sự kiện nào được miễn trách nhiệm.
- Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp: tòa án hay trọng tài, ở quốc gia nào.
Điều khoản cuối cùng đặc biệt quan trọng. Nếu tranh chấp phải giải quyết ở nước ngoài, chi phí kiện tụng có thể vượt quá giá trị hợp đồng.
Khi nào cần chuyên gia
Với hợp đồng giá trị lớn, hợp đồng dài hạn, hợp đồng đại lý độc quyền hay hợp đồng có điều khoản phạt nặng, doanh nghiệp nên thuê luật sư hoặc người dịch chuyên ngành pháp lý. Chi phí rà soát một hợp đồng thường nhỏ hơn rất nhiều so với thiệt hại khi xảy ra tranh chấp.
Nếu cần bản dịch có giá trị pháp lý để nộp cơ quan nhà nước, ngân hàng hoặc tòa án, bạn cần bản dịch có công chứng hoặc chứng thực theo đúng quy định.
Lưu trữ và quản lý hợp đồng
Sau khi ký, hãy lưu cả bản giấy và bản điện tử, kèm toàn bộ email trao đổi trong quá trình đàm phán. Những email này có thể giúp làm rõ ý định của hai bên nếu sau này có tranh chấp về cách hiểu điều khoản.
Kết luận
Ngôn ngữ trong hợp đồng quốc tế không chỉ là chuyện dịch đúng chữ mà là chuyện hiểu đúng nghĩa vụ và quyền lợi. Dịch máy là bước khởi đầu hữu ích để nắm nội dung, nhưng quyết định ký kết cần dựa trên sự hiểu biết chắc chắn, và với hợp đồng quan trọng, cần có sự tham gia của người có chuyên môn.