Có rất nhiều yếu tố khác nhau tạo nên sự thành công cho sự kiện, trong đó kế hoạch truyền thông đóng vai trò chính trong việc thu hút sự quan tâm của công chúng và ảnh hưởng đến số lượng người tham dự sự kiện. Các bước lập kế hoạch truyền thông khi tổ chức sự kiện dưới đây sẽ giúp ích được các bạn!
Tại sao phải truyền thông cho sự kiện?
Chúng ta thường hay nghe đến câu “hữu xạ tự nhiên hương” tuy nhiên điều này chưa hẳn đã hoàn toàn đúng với sự kiện. Dù sự kiện của bạn có nội dung hấp dẫn đến đâu nhưng nếu ngồi chờ mọi người tìm đến tham dự sự kiện của bạn là điều không khả quan. Tất cả phải có “chất xúc tác” đó chính là truyền thông để mọi người biết được sự hấp dẫn của sự kiện của bạn và tìm đến.
5 bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Từng doanh nghiệp tùy vào mục đích, tính chất sự kiện khác nhau sẽ có các chiến lược truyền thông không giống nhau. Thông thường, sẽ không có sự cố định cho kế hoạch truyền thông sự kiện. Nhưng trên thực tế, để xác định được thông điệp truyền thông, mục tiêu hướng đến,…Thì kế hoạch truyền thông sẽ phải phụ thuộc rất lớn vào kịch bản sự kiện.
Xác định mục tiêu, đối tượng của kế hoạch truyền thông cho sự kiện
5 Tiêu chí mà mục tiêu của truyền thông phải đáp ứng được đó là: cụ thể – có thể đo lường được – có thể đạt được – có liên quan – có giới hạn thời gian. Không chỉ vậy, trước khi quyết định việc truyền thông sẽ diễn ra như thế nào bạn cần xác định được mục tiêu truyền thông.
Dựa theo các yếu tố như trình độ, độ tuổi, tầng lớp xã hội,…Để phân loại cụ thể đối tượng mục tiêu. Tại sao bạn chọn họ chứ không phải người khác? Trong suốt sự kiện họ đóng vai trò ra sao? Mức độ hiểu biết của họ về sự kiện? Đây là những câu hỏi bạn cần giải đáp để phác họa nên chân dung cũng như hành vi điển hình của nhóm đối tượng truyền thông.
Xây dựng chiến lược và lựa chọn kênh truyền thông
Khi mục tiêu và đối tượng truyền thông đã được xác định thì bạn cần phải xây dựng chiến lược một cách chi tiết gồm:
- Bạn sẽ sử dụng các công cụ truyền thông nào?
- Bạn muốn mang đến cho công chúng mục tiêu thông tin một cách thụ động hay chủ động?
- Quá trình tiếp cận như thế nào?
- Trình tự xuất hiện của bạn trên báo chí và mạng xã hội ra sao?
Ngoài ra, việc phân bổ kênh truyền thông cũng là phương tiện hiệu quả giúp kết nối các khách hàng biết đến và tham dự sự kiện của bạn. Càng tập trung được nhiều khán giả mục tiêu ở các kênh này thì sẽ truyền tải mạnh mẽ được thông điệp của sự kiện. Các kênh truyền thông hiện nay vô cùng đa dạng kể cả online và Offline. Thông dụng nhất là: Website, zalo, Facebook, Instagram, standee, poster, tờ rơi,…
Xây dựng thông điệp truyền thông
Thông điệp truyền thông cho sự kiện quan trọng nhất là phải phù hợp mong muốn, nhu cầu của các đối tượng mục tiêu. Trong thông điệp cần phải đảm bảo các yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình,…Với mục đích quan trọng nhất là tạo ra hành động. Một thông điệp truyền thông đạt chuẩn cần phải đáp ứng được tiêu chí: Ngắn gọn, súc tích, dễ nhớ những khác với khẩu hiệu.
Dự đoán rủi ro và dự trù biện pháp đối phó
Dự đoán trước các rủi ro có thể phát sinh là điều cần thiết trong các kế hoạch truyền thông sự kiện. Từ đó đưa ra các phương án đối phó kịp thời đảm bảo kế hoạch diễn ra suôn sẻ.
Dự tính kinh phí
Kế hoạch truyền thông sự kiện sẽ không đi về đâu nếu không có ngân sách. Bạn sẽ cân đối được mục tiêu kế hoạch cũng như năng lực tài chính của công ty nhờ các con số chi tiết được tính toán kỹ lưỡng.
Tại sao chọn Vietlink Event để tổ chức sự kiện?
Về nguồn lực: Vietlink Event sở hữu đội ngũ nhân sự giỏi chuyên môn. nghiệp vụ với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện với đa dạng loại hình: tổ chức year end party, kỷ niệm thành lập công ty, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm…. Không ngừng sáng tạo, học hỏi các kiến thức, xu hướng mới, luôn lắng nghe và thấu hiểu khách hàng vì thế mang đến các dịch vụ tốt nhất, được rất nhiều đánh giá tích cực.
Về cơ sở vật chất: Vietlink Event có sẵn hệ thống kho xưởng rộng rãi, cung cấp các thiết sự kiện trọn gói chất lượng, đa dạng, đến từ thương hiệu nổi tiếng. Đơn vị có khả năng thiết kế, thi công, sản xuất các ấn phẩm, POSM,..Luôn chủ động trong các dự án và nhanh chóng xử lý hiệu quả các rủi ro phát sinh.
Về giá cả và chất lượng dịch vụ: So với các đơn vị khác, giá các dịch vụ tổ chức sự kiện, cho thuê thiết bị sự kiện và cung cấp nhân sự sự kiện của Vietlink rất hợp lý, cạnh tranh nhất thị trường. Luôn cam kết về sự thành công của sự kiện, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho sự kiện và phù hợp với ngân sách của khách hàng.
